Olvasólecke: Gyűjteményszervezés és -kezelés

Gyűjteményszervezés és -kezelés

Ebben a leckében 3 dologról fogunk beszélni.

Gyűjteményszervezés

Mi alapján képezünk tematikus csoportokat?

Raktári rend

Hogyan rendezzük sorba a csoporton belül a könyveket?

Katalógustípusok

Hogyan találjuk meg a könyveket?

Fontos

A szövegben csillaggal jelölt fogalmakat felugró ablakban olvashatja, illetve ebből az anyagból is visszakeresheti a kurzushoz kapcsolódó fogalomtárban, s ott olvashatja az adott fogalom, szakszó részletesebb magyarázatát!

Ahhoz, hogy egy könyvtár megfelelő hozzáférést tudjon biztosítani az állományához a dokumentumokat megfelelő rendezettséggel kell tárolnia. Ha nem lehet megtalálni a kívánt információkat, akkor az gyakorlatilag hozzáférhetetlen lesz a könyvtárban.

Ehhez éppen ezért két dolgot is el kell végeznie a könyvtárnak:

a dokumentumok valamilyen módon történő csoportosítását
ezeken belül a megtaláláshoz szükséges jelzetrendszerek kialakítását és használatát

Egy könyvtár gyűjteményét* (állományát)A könyvtár könyvekből, folyóiratokból, más nyomtatott, továbbá elektronikus dokumentumokból álló állománya. első körben a könyvtár típusa és az abból eredő meghatározott gyűjtőköre*„Az a szűkebb vagy tágabb szakterület, amelynek irodalmát a könyvtár rendszeresen beszerzi.” ‘(‘Dán Krisztina, 2001 p.235′)’ szabályozza. Például amíg egy egyetemi könyvtár gyűjtőkörét nagyrészt az oda járó hallgatók és oktatók könyvszükségletei alakítják (tankönyvek, szakkönyvek), addig egy városi könyvtár az általános szak- és szépirodalmi könyvek mellett a legtöbbször a városhoz kapcsolódó helyismereti gyűjteményt is tárol.

A gyűjteményeknek általában két nagyobb részük van:

Törzsgyűjtemény: központi, nagyobb rész

Különgyűjtemény: általában külön olvasói térben

A gyűjtemények kialakításának szempontjai

dokumentum- és kiadványtípus szerint tagolt gyűjtemények

Ezt a csoportosítást az indokolhatja, hogy egyes dokumentumtípusok annyira eltérőek a többitől, hogy tartalmi feltárásuk, az alkalmazható jelzetrendszerek és tárolásuk nem egységesíthető.

Például

Audiovizuális dokumentumok tárolása általában egy külön számítógépes teremben történik, mivel más a formájuk és más jellegű adatok alapján lehet keresni közöttük.

tematikus gyűjtemények

A különgyűjtemények sokszor ilyen tematikus gyűjtemények, amelyek szorosan kapcsolódnak egy speciális témához, amit a könyvtárnak gyűjtenie és szolgáltatnia kell.

Például

Helytörténeti gyűjtemény, amelyet egy városi könyvtárnak kötelessége szolgáltatni, gyakran kerül kiemelésre, hogy könnyebb legyen az olvasóknak hozzáférni, megkeresni a benne elérhető információkat.

A könyvtárak felépítése

Érthető módon a különféle könyvtárak felépítése, belső rendje eltér, szerkezetük attól is nagyban függ, hogy több milliónyi, vagy csak pár tízezer könyvet kell elérhetővé tenniük az olvasók számára.

Zárt raktári rendszer	Szabadpolcos rendszer
Zárt raktár (Kokas 2007)	Olvasóterem (Forrás: http://www.ek.szte.hu/tortenet/)
A dokumentumok nagyobb része az olvasók által nem látogatható helyiségekben van, ahol helytakarékosabban tárolhatóak, akár speciális mozgatható polcrendszereknek köszönhetően. Innen általában külön kéréssel lehet hozzáférni a dokumentumokhoz.	A szabadpolcos rendszer könyvei között az olvasó személyesen tud keresni, ezek gyakran helyezkednek el egy-egy olvasóteremben.

Viszonylag gyakori a két rendszer keveredése, minél nagyobb egy könyvtár állománya, annál inkább rákényszerül a zárt raktárak használatára is.

A dokumentum használatának lehetősége szerint

A két legnagyobb kategória a kölcsönözhető dokumentumok és a csak helyben használható dokumentumok. Utóbbiak elkülönítésére azért lehet szükség, mert esetleg kevés darab/példányszám van az adott könyvből, ám sokan keresik vagy pedig muzeális értékkel bírnak.

Vannak olyan könyvtárak, ahol ezek külön is vannak helyezve (pl.: egy régi könyveket tartalmazó, külön helyiségben lévő különgyűjteményben) vagy pedig a többi könyv közé vannak téve, jelölve, hogy bizonyos példányok nem kölcsönözhetőek, így a betérő olvasó mindig legalább egy példányt a kezébe tud venni az adott műből.

A könyvek fizikai elhelyezésén túl szükség van valamilyen rendszerre, amivel meg is lehet őket találni a helyükön, anélkül, hogy a könyvtárosnak kellene észben tartania az összes meglévő könyvet a könyvtárban. Ezt szakszóval a dokumentumok visszakereshetőségének szoktuk mondani. Ehhez egy úgynevezett raktározási rendszert kell kialakítani, amin belül a raktári jelzet lesz az, ami egyértelműen azonosítja, meghatározza a dokumentum helyét.

A raktári rendszereknek két nagy csoportja van: a rendszerező és a mechanikus elrendezési mód.

Rendszerező raktári rend

TEMATIKUS	szakterületek alapján történő elhelyezés általában kisebb könyvtárakban alkalmazzák, nagyobb könyvtárakban csak egy-egy gyűjteményrész vagy szabadpolcos gyűjtemény kerül ilyen módon elhelyezésre a polcokon a tematikus csoportosításnál a raktári jelzet lehet egyedi vagy egy általánosabban használt rendszer (Példa: ETO)
BETŰREND	itt a rendezés szempontja a szerző vezetéknevének (annak hiányában a dokumentum címének) kezdőbetűjéből és egy számból álló kombináció (Cutter-szám) a legtöbbször egy egyéb, például tematikus csoportosításon belül is használják, azért, hogy a meghatározott szakterületen belül közvetlenül a dokumentumot is könnyebb legyen megtalálni
EGYÉB	ritkább rendszer, például kronológiai és földrajzi

Mechanikus raktári rend

Kialakulása a könyvtárak egy részének zárt raktári terekben történő tárolásához köthető. Az egyre bővülő könyvtári dokumentumok helytakarékos, zárt, az olvasó által el nem érhető helyen történő tárolása nem igényelte a fentebb tárgyalt raktári rendek használatát. Egy zárt raktárban általában a beérkezés sorrendjében kaptak raktári jelzetet a könyvek (folyamatos sorszámozás), amelyeket így csak a katalógus alapján lehet visszakeresni, azonban a tematikusan csoportosított könyvekhez képest az így elhelyezett könyvek jóval kevesebb helyet foglalnak el.

Tehát valamilyen módon bizonyos helyeken már elkezdtük csoportosítani a dokumentumokat, azonban a rendezési elven belül még el kell őket látni raktári jelzettel, hogy tudjuk melyik csoportban és azon belül is pontosan hol találhatóak. Erre van szükség ahhoz, hogy egy könyvtáron belül gyorsan és hatékonyan megtalálhassuk a keresett dokumentumokat, amelyek az általunk vágyott információkat tartalmazzák.

Az alább felvetett kérdésekre miszerint:

a keresett dokumentum mégis melyik sorok mely részén található?

ezen a szűkebb témán belül milyen könyvek vannak, és azok hol találhatóak?

továbbra sem kapunk választ, kivéve, ha csak 100db könyv van a könyvtárban, ahol ráadásul két jó memóriájú könyvtáros megjegyezte minden könyvnek a helyét.

Ha viszont ez nem áll fenn, abban az esetben szükségünk lesz valamilyen eszközre, ahol meg tudjuk nézni ezeket a dolgokat, mint például azt, hogy mi egy adott könyv jelzete, ami azután elirányít minket a polcok között. Erre valók az úgynevezett raktári nyilvántartások (katalógusok), amelyek ma már elsődlegesen adatbázisokban vannak tárolva és a következő leckében a feltárás során tárgyalt információk alapján visszakereshetővé teszik a dokumentumokat.

“A katalógusok arra az ötletre épülnek, hogy míg egy könyv fizikailag csak egy helyre rakható, addig a róla készült rövid leírás tetszés szerinti példányban előállítható és besorolható. A katalógus egy eleme a dokumentumot helyettesíti, annak névjegye, minden fontos adatot tartalmaz róla. Ezek formailag leírják a könyvet (címleírás), besorolják, hogy milyen témakörbe, témakörökbe tartozik (szakozás). Ahhoz, hogy a katalógusok egységesek és pontosak legyenek, szigorú szabályok alapján kell dolgozni.” (Kokas 2007 40. o.)

Charles Ammi Cutter a 19. században fogalmazta meg azokat az alapelvárásokat a könyvtárakkal/könyvtári katalógusokkal szemben, amelyeknek köszönhetően a könyvtárak gyűjteményei ténylegesen visszakereshetővé váltak. Ezek az alapelvárások azokkal a kérdésekkel vannak összhangban, amelyekkel az olvasók keresik fel a könyvtárakat.

Mik ezek a kérdések?

Megvan-e az a könyv a könyvtárban:

aminek adott illető a szerzője?

aminek a címe … ?

ami egy bizonyos témában íródott?

Milyen könyvek vannak a könyvtárban:

amelyeket az adott illető írt?

amelyek az adott témában íródtak?

amelyek adott műfajon belül íródtak?

Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre tudjon válaszolni a könyvtáros olyan katalógusra van szüksége, amely akár egy név vagy cím, akár egy téma alapján gyorsan meg tudja mutatni, hogy hol található az olvasó által kért dokumentum. Ma már egy adatbázisban mindezen szempontok alapján meg tudjuk keresni, amire szükségünk van. Korábban viszont általában két katalógustípust használtak erre.

Nézzük meg a továbbiakban, hogy mit takar ez a két katalógus.

Tehát a lecke végére érve, ha van egy szerzőm, képes vagyok már a katalógusban megkeresni az összes általa írt művet, és látok ezekről a művekről leírásokat, többek között egy jelzettel együtt. A jelzetről már tudjuk, hogy megmutatja, hol találom meg pontosan az adott dokumentumot, de a következő leckében megnézzük azt is, hogy ez pontosan mit takar és hogyan működik.

Irodalomjegyzék:

Dán Krisztina (szerk.)(2001): Bevezetés a könyvtárhasználat tanításába: Módszertani segédanyag óraleírásokkal. Budapest: Fővárosi Pedagógiai Intézet, 2001
Kokas Károly (2007): Könyvtárhasználat 6-9. Szeged: Mozaik Kiadó, 2007

Kurzusbevezető
Ez a témakör bemutatja, hogy mire számíthat, mit fog tanulni a hallgató a kurzus elvégzése során.

1) Könyvtári ismeretek
Ebben a modulban a hallgató megismerkedik a könyvtárak belső felépítésével és a könyvek rendszerezésének módjaival.

2) Könyvtárhasználat
A lecke az SZTE Klebelsberg Könyvtár nyomtatott dokumentumainak megtalálásában, használatában nyújt segítséget.

3) Az SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapja
Ebben a leckében a hallgatók megismerkedhetnek a Klebelsberg Könyvtár honlapjával és a számukra relevánsabb részeivel.

4) Keresés az SZTE Klebelsberg Könyvtárban 1.: Qulto, az online katalógus
A videoleckék segítségével megismerkedhetünk az SZTE Klebelsberg Könyvtár számítógépes katalógusával (Qulto), hasznos tanácsokat kaphatunk annak minél hatékonyabb használatához.

5) Klebelsberg Könyvtár keresés: EDS
Ebben a leckében a Klebelsberg Könyvtár által szolgáltatott online források közötti kereséssel fogunk közelebbről is megismerkedni.

6) Nemzetközi adatbázisok
Ebben a leckében néhány nagyobb – a Klebelsberg Könyvtár által is szolgáltatott – adatbázis felületével ismerkedünk meg.

7) Folyóiratok
Ebben a modulban a folyóiratok jellemzőivel, tulajdonságaival, és keresésükkel fogunk megismerkedni. Hogyan keressük őket az SZTE Klebelsberg Könyvtár katalógusában? Majd bemutatunk egy hasznos tartalomjegyzék keresőt, a MATARKÁt.

8) Online keresés
Ebben a leckében megismerkedünk a böngészés tudatos használatával, és a Google szolgáltatásainak praktikáival.

10) E-könyvek
Ebben a leckében az e-könyvvel fogunk megismerkedni: történetével, fogalmával, fajtáival, majd kitekintünk a hozzá kapcsolódó technikai eszközökre és a hozzá kapcsolódó szolgáltatásokra is.

11) Magyar nyelvű teljes szövegű adatbázisok
Ebben a leckében megismerkedünk néhány olyan adatbázissal, amely teljes szöveges eléréssel biztosítja számunkra tartalmait.

16) Könyvtártörténet
Ebben a modulban a hallgató áttekintheti a különböző korszakok írás- és dokumentumtípusait. Emellett a különböző könyvtártípusokkal ismerkedhet meg.

Könyvtárhasználati fogalomtár

Gyűjteményszervezés és -kezelés

Fontos

A gyűjtemények kialakításának szempontjai

A könyvtárak felépítése

A dokumentum használatának lehetősége szerint

Könyvtár- és informatikai alapismeretek

Könyvtár- és informatikai alapismeretek

Kurzusbevezető Ez a témakör bemutatja, hogy mire számíthat, mit fog tanulni a hallgató a kurzus elvégzése során.

1) Könyvtári ismeretek Ebben a modulban a hallgató megismerkedik a könyvtárak belső felépítésével és a könyvek rendszerezésének módjaival.

2) Könyvtárhasználat A lecke az SZTE Klebelsberg Könyvtár nyomtatott dokumentumainak megtalálásában, használatában nyújt segítséget.

3) Az SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapja Ebben a leckében a hallgatók megismerkedhetnek a Klebelsberg Könyvtár honlapjával és a számukra relevánsabb részeivel.

4) Keresés az SZTE Klebelsberg Könyvtárban 1.: Qulto, az online katalógus A videoleckék segítségével megismerkedhetünk az SZTE Klebelsberg Könyvtár számítógépes katalógusával (Qulto), hasznos tanácsokat kaphatunk annak minél hatékonyabb használatához.

5) Klebelsberg Könyvtár keresés: EDS Ebben a leckében a Klebelsberg Könyvtár által szolgáltatott online források közötti kereséssel fogunk közelebbről is megismerkedni.

6) Nemzetközi adatbázisok Ebben a leckében néhány nagyobb – a Klebelsberg Könyvtár által is szolgáltatott – adatbázis felületével ismerkedünk meg.

7) Folyóiratok Ebben a modulban a folyóiratok jellemzőivel, tulajdonságaival, és keresésükkel fogunk megismerkedni. Hogyan keressük őket az SZTE Klebelsberg Könyvtár katalógusában? Majd bemutatunk egy hasznos tartalomjegyzék keresőt, a MATARKÁt.

8) Online keresés Ebben a leckében megismerkedünk a böngészés tudatos használatával, és a Google szolgáltatásainak praktikáival.

10) E-könyvek Ebben a leckében az e-könyvvel fogunk megismerkedni: történetével, fogalmával, fajtáival, majd kitekintünk a hozzá kapcsolódó technikai eszközökre és a hozzá kapcsolódó szolgáltatásokra is.

11) Magyar nyelvű teljes szövegű adatbázisok Ebben a leckében megismerkedünk néhány olyan adatbázissal, amely teljes szöveges eléréssel biztosítja számunkra tartalmait.

16) Könyvtártörténet Ebben a modulban a hallgató áttekintheti a különböző korszakok írás- és dokumentumtípusait. Emellett a különböző könyvtártípusokkal ismerkedhet meg.

Könyvtárhasználati fogalomtár

Olvasólecke: Gyűjteményszervezés és -kezelés

Gyűjteményszervezés és -kezelés

Fontos

A gyűjtemények kialakításának szempontjai

A könyvtárak felépítése

A dokumentum használatának lehetősége szerint

Kurzusbevezető
Ez a témakör bemutatja, hogy mire számíthat, mit fog tanulni a hallgató a kurzus elvégzése során.

1) Könyvtári ismeretek
Ebben a modulban a hallgató megismerkedik a könyvtárak belső felépítésével és a könyvek rendszerezésének módjaival.

2) Könyvtárhasználat
A lecke az SZTE Klebelsberg Könyvtár nyomtatott dokumentumainak megtalálásában, használatában nyújt segítséget.

3) Az SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapja
Ebben a leckében a hallgatók megismerkedhetnek a Klebelsberg Könyvtár honlapjával és a számukra relevánsabb részeivel.

4) Keresés az SZTE Klebelsberg Könyvtárban 1.: Qulto, az online katalógus
A videoleckék segítségével megismerkedhetünk az SZTE Klebelsberg Könyvtár számítógépes katalógusával (Qulto), hasznos tanácsokat kaphatunk annak minél hatékonyabb használatához.

5) Klebelsberg Könyvtár keresés: EDS
Ebben a leckében a Klebelsberg Könyvtár által szolgáltatott online források közötti kereséssel fogunk közelebbről is megismerkedni.

6) Nemzetközi adatbázisok
Ebben a leckében néhány nagyobb – a Klebelsberg Könyvtár által is szolgáltatott – adatbázis felületével ismerkedünk meg.

7) Folyóiratok
Ebben a modulban a folyóiratok jellemzőivel, tulajdonságaival, és keresésükkel fogunk megismerkedni. Hogyan keressük őket az SZTE Klebelsberg Könyvtár katalógusában? Majd bemutatunk egy hasznos tartalomjegyzék keresőt, a MATARKÁt.

8) Online keresés
Ebben a leckében megismerkedünk a böngészés tudatos használatával, és a Google szolgáltatásainak praktikáival.

10) E-könyvek
Ebben a leckében az e-könyvvel fogunk megismerkedni: történetével, fogalmával, fajtáival, majd kitekintünk a hozzá kapcsolódó technikai eszközökre és a hozzá kapcsolódó szolgáltatásokra is.

11) Magyar nyelvű teljes szövegű adatbázisok
Ebben a leckében megismerkedünk néhány olyan adatbázissal, amely teljes szöveges eléréssel biztosítja számunkra tartalmait.

16) Könyvtártörténet
Ebben a modulban a hallgató áttekintheti a különböző korszakok írás- és dokumentumtípusait. Emellett a különböző könyvtártípusokkal ismerkedhet meg.