Olvasólecke: Gyűjteményszervezés
Gyűjteményszervezés
Ennek a leckének a célja, hogy alapvető ismereteket nyújtson a könyvtárakban alkalmazott elhelyezési és nyilvántartási rendszerekről, s ezzel is segítse az eligazodást az olvasók számára.
Gyűjtőkör, csoportosítás, jelzetrendszer
A dokumentumok nyilvántartórendszere
Mi a rekord és mire jó a tárgyszó?
|
Egy könyvtár gyűjteményének*A könyvtár könyvekből, folyóiratokból, más nyomtatott, továbbá elektronikus dokumentumokból álló állománya. (állományának) kialakítását nagyban befolyásolja a könyvtár típusa. Például amíg egy egyetemi könyvtár gyűjtőkörét*Egy könyvtár gyűjteményszervezési profilja, amelyben meghatározza azoknak a kiadványoknak a körét (típus és/vagy téma), amelyeket rendszeresen beszerez. nagyrészt a hallgatók és oktatók könyvszükségletei alakítják (tankönyvek, szakkönyvek), addig egy városi könyvtár az általános szak- és szépirodalmi könyvek mellett a legtöbbször a városhoz kapcsolódó helyismereti gyűjteményt is tárol. A könyvtárak gyűjtőköri szabályzatban rögzítik a gyűjtemény gyarapításának szempontjait, így az SZTE Klebelsberg Könyvtár is. |
Ahhoz, hogy egy könyvtár megfelelő hozzáférést is tudjon biztosítani ehhez az állományhoz, a dokumentumokat megfelelő rendezettséggel kell tárolnia. Ha nem lehet megtalálni a kívánt információkat, akkor az gyakorlatilag hozzáférhetetlen lesz a könyvtárban.
Ehhez éppen ezért a gyűjteményszervezés során az alábbiakat is el kell végeznie a könyvtárnak:
- A beszerzett dokumentumok valamilyen módon történő csoportosítását.
- A megtalálásukhoz szükséges jelzetrendszer kialakítását és használatát.
Csoportosítási szempontok
A különféle könyvtárak felépítése, belső rendje eltér, szerkezetük attól is nagyban függ, hogy több milliónyi, vagy csak néhány tízezer könyvet kell elérhetővé tenniük az olvasók számára.
Nézzük meg az állomány elhelyezésének néhány szempontját!
Az olvasók hozzáférési módja alapján
Olvasói szempontból a dokumentumok legkényelmesebb hozzáférési módja a szabadpolcos elrendezés, ám főként a nagyobb vagy védett állománnyal rendelkező könyvtárakban szükség van zárt raktári rendszerre is. A könyvtárak gyakran egyidejűleg alkalmazzák a két tárolási módot.
|
Szabadpolcos rendszer |
Zárt raktári rendszer |
Olvasóterem (SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapja) |
Zárt raktár (Kokas Károly) |
| Az állomány kisebbik, gyakrabban használt része található olvasótermi szabadpolcokon, s közöttük az olvasó személyesen tud keresni. | A dokumentumok nagyobb része az olvasók által nem látogatható helyiségekben van, ahol helytakarékosabban tárolhatóak, akár speciálisan mozgatható polcrendszereknek köszönhetően. Innen általában külön kéréssel lehet hozzáférni a dokumentumokhoz. |
Speciális gyűjtemény-elhelyezési szempontok
Dokumentum- és kiadványtípus szerint tagolt gyűjtemények
Például
Tematikus gyűjtemények
Például
Jelzetrendszerek
A könyvek fizikai elhelyezésén túl szükség van valamilyen rendszerre, amivel meg is lehet őket találni a helyükön, anélkül hogy a könyvtárosnak kellene észben tartania az összes meglévő könyvet a könyvtárban. Ezt szakszóval a dokumentumok visszakereshetőségének mondjuk. Ehhez egy raktározási rendszert kell kialakítani, amin belül a jelzet lesz az, ami egyértelműen azonosítja, meghatározza a dokumentum helyét.
A raktározási rendszereknek két nagy csoportja van: a rendszerező és a mechanikus elrendezési mód.
Rendszerező raktározás
|
TEMATIKUS |
|
|
BETŰRENDES |
|
|
EGYÉB |
|
Mechanikus raktározás
|
Ha már valamilyen módon bizonyos helyeken elkezdtük csoportosítani a dokumentumokat, akkor a rendezési elven belül még el kell őket látni egy jelzettel, hogy tudjuk melyik csoportban és azon belül is pontosan hol találhatóak. Erre van szükség ahhoz, hogy egy könyvtáron belül gyorsan és hatékonyan megtalálhassuk a keresett dokumentumokat, amelyek az általunk vágyott információkat tartalmazzák. |
Charles Ammi Cutter a 19. században fogalmazta meg azokat az alapelvárásokat, amelyeknek köszönhetően a könyvtárak gyűjteményei ténylegesen visszakereshetővé váltak. Ezek az alapelvárások azokkal a kérdésekkel vannak összhangban, amelyekkel az olvasók keresik fel a könyvtárakat.
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
aminek adott illető a szerzője?
aminek a címe … ?
ami egy bizonyos témában íródott?
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyeket az adott illető írt?
amelyek az adott témában íródtak?
amelyek adott műfajon belül íródtak?
Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre válaszolni tudjon a könyvtáros, olyan katalógusra van szüksége, amely akár egy név vagy cím, akár egy téma alapján gyorsan meg tudja mutatni, hogy hol található az olvasó által kért dokumentum.
Ma már egy adatbázisban bármely szempont alapján meg tudjuk keresni, amire szükségünk van. Korábban viszont általában két katalógustípust használtak erre.
Érdekességként nézzük meg, hogy mit takart ez a két katalógus.
Tárgyi katalógus: Az azonos témakörbe tartozó dokumentumok egy tematikus kifejezés alá kerülnek és ezek a tematikus kifejezések betűrendben követik egymást.Szakkatalógus: A meghatározott kifejezések egymáshoz való kapcsolata (hasonlóság, különbözőség, alárendeltség) alapján kerül kialakításra a kifejezések sorrendje, nem pedig betűrend alapján.
Egységesítése: A kifejezések meghatározása, annak eldöntése, hogy melyik formáját használjuk a tárgyszónak.
|
Ahhoz, hogy a könyvtári katalógusban lefuttatott keresés eredményes legyen, a közlőnek (pl. könyvtáros) és a befogadónak (pl. olvasó) is ugyanazt a „nyelvet” kell beszélnie, s a dokumentumok leírásainak is ezen a nyelven kell készülniük. Ezt nevezzük információkereső nyelvnek. Ebben a terminológiában maradva: a kommunikációs folyamat az információkeresés, amelynek segédeszköze az információkereső rendszer*Olyan rendszer, ami segíti a kommunikációt a felhasználó és a dokumentumleírások között. Elemei a tájékoztató eszközök: katalógus, adatbázis, azon belül a dokumentumok tartalmi és formai feltárása során keletkező információk.. |
A számítógépes katalógusok alapeleme: a rekord
Könyvtári nyilvántartás létrehozásához szükségünk van egy olyan elemre, ami helyettesíti a könyvet, vagyis minden lényeges adatot tartalmaz róla. Ez az elem a rekord (tétel), mely egyértelműen azonosítja a könyvet, azaz visszakereshetővé teszi azt.Két elengedhetetlen része van annak, hogy visszakereshetővé tudjunk tenni egy dokumentumot:
bibliográfiai leírás, azaz a formai jegyek rögzítése (szerző, cím stb.)
osztályozás, azaz tartalmi besorolás (tárgyszavak)
A bibliográfiai leírás elkészítésével jön létre a dokumentum helyettesítője, a rekord, ami elsődlegesen a mű formai adatait tartalmazza. Ezeknek az adatelemeknek képesnek kell lenniük arra, hogy
- – egyértelműen azonosítsanak egy dokumentumot, azaz megkülönböztessék a többitől;
- – megmutassák, milyen kapcsolat van a dokumentumok között.
Egyetemes Tizedes Osztályozás: ETO
A szabadpolcos állomány tematikus beosztásánál gyakran használják az Egyetemes Tizedes Osztályozást, amely egy tudományfelosztáson alapuló, hierarchikus osztályozási rendszer. Struktúráját tekintve viszonylag flexibilis és jól biztosítja a kombinációs lehetőségeket.
Hármas strukturáltság jellemzi.
1. Főosztály: 0-10-ig
- 0. Általános művek
- 1. Filozófia, pszichológia
- 2. Vallás, teológia
- 3. Társadalomtudományok
- 4. Jelenleg betöltetlen főosztály
- 5. Alaptudományok, matematika, természettudományok
- 6. Alkalmazott tudományok
- 7. Művészetek, játék, sport, szórakozás
- 8. Nyelvészet, irodalom
- 9. Régészet, földrajz, történelem
2. Osztály (pl.: 3. Főosztályon belül a pedagógia a 37-es)
3. Alosztály (a pedagógián belül a felsőoktatás a 378-as)
Ezt persze tovább lehet finomítani: az SZTE Klebelsberg Könyvtár 378(SZ) jelzete a Szegedi Tudományegyetemről tartalmaz könyveket.
Akit bővebben érdekel a jelzetek összetétele, az böngéssze az SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapját, az itt alkalmazott szakolvasótermi jelzetrendszer ugyanis ott is megtalálható.