- Home
- All Courses
- Bevezetés a korszerű könyvtárhasználatba / Könyvtár- és informatikai alapismeretek
Olvasólecke: Gyűjteményszervezés
Ennek a leckének a célja, hogy alapvető ismereteket nyújtson a könyvtárakban alkalmazott elhelyezési és nyilvántartási rendszerekről, s ezzel is segítse az eligazodást az olvasók számára.
Gyűjteményszervezés
Gyűjtőkör, csoportosítás, jelzetrendszer
A könyvtári katalógus
A dokumentumok nyilvántartórendszere
Formai és tartalmi feltárás
Mi a rekord és mire jó a tárgyszó?
Gyűjteményszervezés
Egy könyvtár gyűjteményének* (állományának) kialakítását nagyban befolyásolja a könyvtár típusa. Például amíg egy egyetemi könyvtár gyűjtőkörét* nagyrészt a hallgatók és oktatók könyvszükségletei alakítják (tankönyvek, szakkönyvek), addig egy városi könyvtár az általános szak- és szépirodalmi könyvek mellett a legtöbbször a városhoz kapcsolódó helyismereti gyűjteményt is tárol. A könyvtárak gyűjtőköri szabályzatban rögzítik a gyűjtemény gyarapításának szempontjait, így az SZTE Klebelsberg Könyvtár is.
Gyűjtemény
A könyvtár könyvekből, folyóiratokból, más nyomtatott, továbbá elektronikus dokumentumokból álló állománya.
Gyűjtőkör
Egy könyvtár gyűjteményszervezési profilja, amelyben meghatározza azoknak a kiadványoknak a körét (típus és/vagy téma), amelyeket rendszeresen beszerez.
Ahhoz, hogy egy könyvtár megfelelő hozzáférést is tudjon biztosítani ehhez az állományhoz, a dokumentumokat megfelelő rendezettséggel kell tárolnia. Ha nem lehet megtalálni a kívánt információkat, akkor az gyakorlatilag hozzáférhetetlen lesz.
Éppen ezért a gyűjteményszervezés során az alábbiakat is el kell végeznie a könyvtárnak:
- A beszerzett dokumentumok valamilyen módon történő csoportosítását.
- A megtalálásukhoz szükséges jelzetrendszer kialakítását és használatát.
Csoportosítási szempontok
A különféle könyvtárak felépítése, belső rendje eltér, szerkezetük attól is nagyban függ, hogy több milliónyi, vagy csak néhány tízezer könyvet kell elérhetővé tenniük az olvasók számára.
Nézzük meg az állomány elhelyezésének néhány szempontját!
Az olvasók hozzáférési módja alapján
Olvasói szempontból a dokumentumok legkényelmesebb hozzáférési módja a szabadpolcos elrendezés, ám főként a nagyobb vagy védett állománnyal rendelkező könyvtárakban szükség van zárt raktári rendszerre is. A könyvtárak gyakran egyidejűleg alkalmazzák a két tárolási módot.
Szabadpolcos rendszer
Az állomány kisebbik, gyakrabban használt része található olvasótermi szabadpolcokon, s közöttük az olvasó személyesen tud keresni.
(Kép forrása: Olvasóterem (SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapja))
Zárt raktári rendszer
A dokumentumok nagyobb része az olvasók által nem látogatható helyiségekben van, ahol helytakarékosabban tárolhatóak, akár speciálisan mozgatható polcrendszereknek köszönhetően. Innen általában külön kéréssel lehet hozzáférni a dokumentumokhoz.
(Kép forrása: Zárt raktár (Kokas Károly))
Speciális gyűjtemény-elhelyezési szempontok alapján
Dokumentum- és kiadványtípus szerint tagolt gyűjtemények
Ezt a csoportosítást az indokolhatja, hogy egyes dokumentumtípusok annyira eltérőek a többitől, hogy tartalmi feltárásuk, az alkalmazható jelzetrendszerek, valamint tárolásuk nem egységesíthető a többi dokumentuméval.
Például
Ilyenek lehetnek egy külön folyóirattárban elhelyezett folyóiratok; vagy az Országos Széchényi Könyvtár Térképtárában található kartográfiai dokumentumok, melyek között falitérképek és földgömbök is találhatók. Ilyen típusú gyűjtemény az SZTE Klebelsberg Könyvtár Zenei Gyűjteménye és a Régi Könyvek Tára is.
Tematikus gyűjtemények
A tematikus gyűjtemény általában egy speciális témához kapcsolódó különgyűjtemény, amit a könyvtárnak gyűjtenie és szolgáltatnia kell.
Például
Helytörténeti gyűjtemény, amelyet egy városi könyvtárnak kötelessége szolgáltatni. Gyakran kerül kiemelésre, hogy könnyebb legyen hozzáférni a benne rejlő információkhoz. Az SZTE Klebelsberg Könyvtárban több tematikus különgyűjtemény is található.
Jelzetrendszerek
A könyvek fizikai elhelyezésén túl szükség van valamilyen rendszerre, amivel meg is lehet őket találni a helyükön, anélkül hogy a könyvtárosnak kellene észben tartania az összes meglévő könyvet a könyvtárban. Ezt szakszóval a dokumentumok visszakereshetőségének mondjuk. Ehhez egy elhelyezési (tárolási, raktározási) rendszert kell kialakítani, amin belül a jelzet lesz az, ami egyértelműen azonosítja, meghatározza a dokumentum helyét.
E rendszereknek két nagy csoportja van: a rendszerező és a mechanikus elrendezési mód.
Rendszerező elhelyezés
- Tematikus
- Betűrendes
- Egyéb
- Szakterületek vagy egyéb tematika alapján történő elhelyezés.
- A tematikus csoportosításnál a jelzet lehet egyedi vagy egy általánosabban használt rendszer (pl. Egyetemes Tizedes Osztályozás*)
- A rendezés szempontja a szerző vezetéknevének (annak hiányában a dokumentum címének) kezdőbetűjéből és egy számból álló kombináció (Cutter-szám).
- A legtöbbször egy másik, például tematikus csoportosításon belül használják, hogy a meghatározott szakterületen belül a konkrét dokumentumot is könnyebb legyen megtalálni.
- ritkább rendszer, például kronológiai és földrajzi
Egyetemes Tizedes Osztályozás (ETO)
Az ismereteket és hordozóikat rendszerező könyvtári módszer, amely tíz nagy csoportba sorolja a tudományokat. A nagyobb olvasótermi rendszerekben ezt egyszerűsítve alakítják ki a dokumentumok fizikai rendjét.
Mechanikus raktározás
Kialakulása a könyvtári állomány egy részének zárt raktári terekben történő tárolásához köthető. Az egyre bővülő könyvtári dokumentumok helytakarékos, zárt, az olvasó által el nem érhető helyen történő tárolása nem igényelte a rendszerező raktározás használatát. Egy zárt raktárban általában a beérkezés sorrendjében kapnak (raktári) jelzetet a könyvek (folyamatos számozás), amelyeket így csak a katalógus alapján lehet visszakeresni. A tematikusan csoportosított könyvekhez képest az így elhelyezett könyvek jóval kevesebb helyet foglalnak el.
Könyvtári katalógus
Ha már valamilyen módon elkezdtük csoportosítani a dokumentumokat, akkor a rendezési elven belül még el kell őket látni egy jelzettel, hogy tudjuk melyik csoportban és azon belül is pontosan hol találhatóak. Erre van szükség ahhoz, hogy egy könyvtáron belül gyorsan és hatékonyan megtalálhassuk a keresett dokumentumokat, amelyek az általunk vágyott információkat tartalmazzák.
Charles Ammi Cutter a 19. században fogalmazta meg azokat az alapelvárásokat, amelyeknek köszönhetően a könyvtárak gyűjteményei ténylegesen visszakereshetővé váltak. Ezek az alapelvárások azokkal a kérdésekkel vannak összhangban, amelyekkel az olvasók keresik fel a könyvtárakat.
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyeket az adott illető írt?
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyek az adott témában íródtak?
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyek adott műfajon belül íródtak?
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
aminek adott illető a szerzője?
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
aminek ez a címe: ...?
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
ami egy bizonyos témában íródott?
Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre válaszolni tudjon a könyvtáros, olyan katalógusra van szüksége, amely akár egy név vagy cím, akár egy téma alapján gyorsan meg tudja mutatni, hogy hol található az olvasó által kért dokumentum.
A katalógusok abból az ötletből jöttek létre, hogy míg egy könyv fizikailag csak egy helyre rakható, addig a róla készült rövid leírás tetszés szerinti példányban előállítható és besorolható. Korábban a katalóguscédula, ma egy adatbázisrekord* a dokumentumot helyettesíti, s tartalmazza fontos adatait.
Ma már egy adatbázisban bármely szempont alapján meg tudjuk keresni, amire szükségünk van.
Adatbázisrekord
A számítógépes adatbázisok egyik alapegysége: önállóan kezelhető, logikailag összetartozó adatmezők együttese.
Formai és tartalmi feltárás
Ahhoz, hogy a könyvtári katalógusban lefuttatott keresés eredményes legyen, a közlőnek (pl. könyvtáros) és a befogadónak (pl. olvasó) is ugyanazt a „nyelvet” kell beszélnie, s a dokumentumok leírásainak is ezen a nyelven kell készülniük. Ezt nevezzük információkereső nyelvnek. Ebben a terminológiában maradva: a kommunikációs folyamat az információkeresés, amelynek segédeszköze az információkereső rendszer*.
Információkereső rendszer
Olyan rendszer, ami segíti a kommunikációt a felhasználó és a dokumentumleírások között. Elemei a tájékoztató eszközök: katalógus, adatbázis, azon belül a dokumentumok tartalmi és formai feltárása során keletkező információk.
A számítógépes katalógusok alapeleme: a rekord
Könyvtári nyilvántartás létrehozásához szükségünk van egy olyan elemre, ami helyettesíti a könyvet, vagyis minden lényeges adatot tartalmaz róla. Ez az elem a rekord (tétel), mely egyértelműen azonosítja a könyvet, azaz visszakereshetővé teszi azt.
Annak, hogy visszakereshetővé tudjunk tenni egy dokumentumot, elengedhetetlen feltétele
- a bibliográfiai leírás, mely a dokumentum fontos adatait tartalmazza,
- a tartalmi feltárás, mely a mű legfontosabb témáit írja le,
- és a jelzet, mely a konkrét helyét jelöli meg.
azaz a formai jegyek rögzítése (szerző, cím, kiadás stb.)
A bibliográfiai leírás elkészítésével jön létre a dokumentum helyettesítője, a rekord, ami elsődlegesen a mű formai adatait tartalmazza.
Ezeknek az adatelemeknek képesnek kell lenniük arra, hogy
- egyértelműen azonosítsanak egy dokumentumot, azaz megkülönböztessék a többitől;
- megmutassák, milyen kapcsolat van a dokumentumok között.
azaz osztályozás vagy tartalmi besorolás (tárgyszavak)
A tartalmi feltárás lesz az, ami lehetővé teszi a könyvek valós vagy virtuális csoportba sorolását.
- A tematikusan elrendezett szabadpolcokon az egymással rokon tartalmú kötetek egymás mellé kerülnek, míg a mechanikusan elrendezett raktári polcokon nem.
- Az azonos tárgyszóval megjelölt művek a katalógusban virtuálisan összerendezhetőek egy találati listába.
Ahhoz, hogy egy konkrét példányt megtaláljunk, a formai és tartalmi feltárással leírt műhöz hozzá kell rendelni a már említett jelzetet: ez lehet egy mechanikus raktári szám vagy egy tematikus szakolvasótermi jelzet.
A szabadpolcos állománynál a tematikus besorolás mellett szintén fontos szerepe van az ugyancsak említett Cutter-számnak, melyet elsődlegesen a szerző vezetékneve vagy a dokumentum címe alapján (névelő nélkül), esetleg egyéb szempont figyelembevételével kaphat egy mű.
Egyetemes Tizedes Osztályozás: ETO
A szabadpolcos állomány tematikus beosztásánál gyakran használják az Egyetemes Tizedes Osztályozást, amely egy tudományfelosztáson alapuló, hierarchikus osztályozási rendszer. Struktúráját tekintve viszonylag flexibilis és jól biztosítja a kombinációs lehetőségeket.
Hármas strukturáltság jellemzi.
1. Főosztály: 0-10-ig
- 0. Általános művek
- 1. Filozófia, pszichológia
- 2. Vallás, teológia
- 3. Társadalomtudományok
- 4. Jelenleg betöltetlen főosztály
- 5. Alaptudományok, matematika, természettudományok
- 6. Alkalmazott tudományok
- 7. Művészetek, játék, sport, szórakozás
- 8. Nyelvészet, irodalom
- 9. Régészet, földrajz, történelem
2. Osztály (pl.: 3. Főosztályon belül a pedagógia a 37-es)
3. Alosztály (a pedagógián belül a felsőoktatás a 378-as)
Ezt persze tovább lehet finomítani: az SZTE Klebelsberg Könyvtár 378(SZ) jelzete a Szegedi Tudományegyetemről tartalmaz könyveket.
Akit bővebben érdekel a jelzetek összetétele, az böngéssze az SZTE Klebelsberg Könyvtár honlapját, a könyvtárunkban alkalmazott szakolvasótermi jelzetrendszer ugyanis ott is megtalálható.